e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter rehberi: Farklar ve geçiş

e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter; 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tebliğleriyle düzenlenen elektronik belge uygulamalarıdır. e-Fatura, sisteme kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenen elektronik faturadır. e-Arşiv fatura ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenir. e-Defter, yasal defterlerin elektronik ortamda tutulmasıdır. Bu rehberde üç uygulamanın farklarını, kimlerin geçmek zorunda olduğunu ve geçiş adımlarını bir arada bulacaksınız.

Üç uygulamanın karşılaştırması

e-Fatura nedir, nasıl çalışır?

e-Fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir. Fatura; satıcının sisteminde oluşturulur, mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır ve GİB altyapısı üzerinden alıcının sistemine ulaşır. Alıcı, fatura kendisine ulaştığı anda bildirim alır.

Temel ve ticari fatura senaryosu

e-Fatura iki senaryo ile düzenlenebilir. Temel faturada alıcının sistem üzerinden kabul veya red yanıtı verme imkânı yoktur; itirazlar sistem dışında yapılır. Ticari faturada ise alıcı sistem üzerinden kabul veya red yanıtı verebilir. Türk Ticaret Kanunu'na göre bir faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır; bu nedenle gelen faturaları düzenli kontrol etmek önemlidir.

Düzenleme süresi

VUK'a göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenmelidir. e-Fatura ve e-Arşiv faturada bu süre ile tebliğlerde öngörülen özel kurallara birlikte uyulmalıdır.

e-Arşiv fatura ne zaman düzenlenir?

e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir işletme, satış yaptığı alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse faturayı e-Arşiv fatura olarak düzenler. Böylece bir işletme tüm faturalarını elektronik ortamda düzenleyebilir. e-Fatura mükellefi olmayan işletmeler de belirli koşullarda ve belirlenen tutarları aşan faturalar için e-Arşiv fatura düzenlemek zorunda kalabilir.

Faturayı düzenlemeden önce alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını kontrol edin. Kayıtlı bir alıcıya e-Arşiv fatura düzenlemek, fatura türünün hatalı seçilmesi anlamına gelir ve düzeltme işlemi gerektirir.

e-Arşiv faturada alıcıya ait bilgilerin eksiksiz girilmesi de önemlidir. Nihai tüketiciye yapılan satışlarda alıcının adı ve adresi gibi bilgiler, kurumsal alıcılarda ise unvan, vergi dairesi ve vergi numarası doğru yazılmalıdır. İnternet üzerinden yapılan satışlarda ise tebliğde öngörülen ek bilgilerin faturada yer alması gerekir.

e-Defter nedir?

e-Defter, yevmiye defteri ile defter-i kebirin elektronik ortamda tutulmasıdır. Kâğıt defterlerdeki açılış ve kapanış onayı yerine, dönemsel olarak oluşturulan berat dosyaları mali mühür veya elektronik imzayla imzalanarak GİB sistemine yüklenir. e-Defter kayıtlarının ve beratların güvenli biçimde saklanması ve yedeklenmesi de mevzuatta düzenlenmiş bir yükümlülüktür.

Kimler geçmek zorundadır?

e-Belge uygulamalarına geçiş zorunluluğu GİB tebliğleriyle belirlenir. Genel olarak şu gruplar zorunluluk kapsamına girer:

• Brüt satış hasılatı, ilgili yıl için belirlenen tutarı aşan mükellefler
• Belirli tutarı aşan internet üzerinden satış (e-ticaret) yapan mükellefler
• Gayrimenkul ve motorlu araç alım-satımı gibi tebliğde sayılan sektörlerde faaliyet gösterenler
• Tebliğde belirtilen koşulları taşıyan yeni işe başlayan mükellefler
• e-Defter bakımından, e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükellefler

Diğer elektronik belgeler

e-Fatura ve e-Defter dışında da zorunluluk kapsamına girebileceğiniz elektronik belgeler vardır. En sık karşılaşılanlar şunlardır:

• e-İrsaliye: Sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenmesidir; tebliğde sayılan mükellefler için zorunludur.
• e-Serbest Meslek Makbuzu: Serbest meslek erbabının makbuzlarını elektronik ortamda düzenlemesini sağlar.
• e-Müstahsil Makbuzu: Çiftçiden yapılan alımlarda düzenlenen müstahsil makbuzunun elektronik hâlidir.

Elektronik belgeler de kâğıt belgeler gibi saklanmalıdır. Vergi Usul Kanunu defter ve belgelerin 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu ise 10 yıl saklanmasını öngörür. Elektronik belgelerin asıl nüshası elektronik kayıttır; kâğıt çıktı almak saklama yükümlülüğünü yerine getirmek için yeterli değildir. Saklama hizmetini bir entegratörden alıyorsanız, sözleşme sona erdiğinde verilerinizi nasıl teslim alacağınızı önceden netleştirin.

Geçiş adımları

1. Kullanım yöntemini seçin: Fatura hacminiz düşükse GİB portalı yeterli olabilir; yüksek hacimde özel entegratör veya muhasebe yazılımıyla entegrasyon daha verimlidir.
2. Mali mühür veya elektronik imza edinin: Tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için elektronik imza kullanılır.
3. Başvuruyu yapın: Başvuru, seçtiğiniz yönteme göre GİB sistemi veya özel entegratör aracılığıyla tamamlanır.
4. Yazılımınızı hazırlayın: Ürün kodları, birimler, KDV oranları ve istisna kodları gibi tanımları kontrol edin.
5. Ekibinizi bilgilendirin: Fatura düzenleyen ve gelen faturaları kontrol eden çalışanlara yeni süreci anlatın.
6. Kâğıt belge kullanımını sonlandırın: Geçiş tarihinden sonra kâğıt fatura düzenlemeyin; kalan kâğıt fatura stoklarının durumunu mali müşavirinizle değerlendirin.

Geçişin muhasebe tarafını da unutmayın. Gelen e-Faturaların muhasebe yazılımına otomatik aktarılması, hem kayıt süresini kısaltır hem de faturaların gözden kaçmasını önler. Gelen faturaları düzenli aralıklarla kontrol eden bir sorumlu belirlemek, hatalı faturalara süresi içinde itiraz edilmesini sağlar. Geçişten sonraki ilk birkaç ay, düzenlenen ve alınan faturaları mali müşavirinizle birlikte örnekleme yöntemiyle kontrol etmeniz, sistemdeki tanım hatalarının erken fark edilmesine yardımcı olur.

Sık yapılan hatalar

• Zorunluluk başladıktan sonra kâğıt fatura düzenlemek; bu durumda belge hiç düzenlenmemiş sayılabilir ve ceza uygulanabilir
• Alıcının e-Fatura kaydını kontrol etmeden e-Arşiv fatura düzenlemek
• Hatalı faturayı iptal yerine yeni fatura ile “düzeltmeye” çalışmak
• Gelen e-Faturaları zamanında kontrol etmemek ve itiraz süresini kaçırmak
• e-Defter beratlarını süresinde yüklememek veya yedeklerini saklamamak

Sonuç

e-Belge uygulamaları doğru kurulduğunda kâğıt ve arşiv maliyetini azaltır, fatura süreçlerini hızlandırır ve hatalı belge riskini düşürür. Geçiş planlaması, yazılım seçimi ve muhasebe altyapınızın elektronik süreçlere uyarlanması için muhasebe sistemleri kurulumu ve mali müşavirlik hizmetlerimizi inceleyebilir, iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.